szkolenia.mazowsze.pl

Ostatni kwartał roku to burzliwy okres planowania przyszłorocznych budżetów. Osoby odpowiedzialne za szkolenia w firmach uświadamiają sobie, że w dziedzinie szkoleń pracowniczych od e-learningu nie ma już odwrotu. Również potencjalni dostawcy e-learningu otrzymują coraz więcej tzw. zapytań ofertowych. Jak formułować takie zapytania, aby uzyskane odpowiedzi w pełni nas usatysfakcjonowały? W jaki sposób dobrze wybrać dostawcę usług e-learningowych, aby w przyszłości być zadowolonym z jego usług?

Pytania ofertowe

Wśród zapytań ofertowych zdarzają się merytorycznie bardzo dobre, jednak częściej dominuje brak precyzji i ogólnikowość. Często pozostawia się dostawcy zbyt dużą swobodę interpretacji, co ułatwia manipulację informacją na temat zakresu prac w projekcie i kalkulacji poszczególnych etapów. Jaki jest efekt? W firmach-klientach piętrzy się plik ofert, których porównanie jest bardzo trudne.

Dobrze sparamertyzowane zapytanie ofertowe ułatwi późniejsze porównanie ofert, oszacowanie rzeczywistych kosztów projektu i wybranie najodpowiedniejszego dostawcy.

Frustracje klientów i dostawców

Proces wdrożenia e-learningu rozpoczyna się w chwili rozesłania zapytania ofertowego do potencjalnych dostawców. Odbiorcy e-learningu, mający za sobą jego wdrożenie wyrażają często opinie tego typu:

• obiecywali pełną interaktywność – a wyszły statyczne slajdy...;
  
• nie masz nawet pojęcia ile czasu zajmuje ładowanie stron na naszych komputerach;
  
• ostatecznie musieliśmy za to zapłacić ponad dwa razy tyle, ile zadeklarowali w ofercie;
  
• w ogóle nie dotrzymywali terminów...

Natomiast dostawcy wylewają (między sobą oczywiście) swoje żale:

• to już istny koncert życzeń, bez przerwy żądają dodatkowych interaktywnych elementów – gier, quizów, nowych mechanizmów - tylko budżet ciągle ten sam;
  
• musimy się trzymać terminów, a na każdy podpis akceptujący czekamy wieki;
  
• tam nikt nie ma pojęcia o nowoczesnej grafice i instruktażu - wybierają najgorsze propozycje, to czego sobie ostatnio zażyczyli zupełni kłóci się z metodologią;
  
• dlaczego nie dostarczyli nam dokładnej specyfikacji technicznej zanim zaczęliśmy projekt?;
  
• ostrzegaliśmy, że ten element może sprawić problem, ale nas nie słuchali...

Tego typu wypowiedzi można by oczywiście mnożyć w nieskończoność. Okazuje się, że wiele spornych elementów występujących w trakcie realizacji projektów
e-learningowych można wyjaśnić zanim rozpoczną się prace nad nimi. Niejednokrotnie zdarza się, że z pozoru błahe kwestie, nieuwzględnione wcześniej, stają się na dalszych etapach realizacji kontraktu poważnymi problemami.

Rozbieżności cenowe

Ogromne zdziwienie pojawia się na twarzach wielu kierowników działów HR, kiedy otrzymują odpowiedzi na swoje zapytania ofertowe. Okazuje się, że ta sama usługa przez jednego dostawcę jest wyceniana na 40 000 zł, a przez innego na 400 000 zł.
Jak wytłumaczyć tak wielką różnicę w cenie?
Istnieje duże prawdopodobieństwo, że wysłane zapytanie ofertowe było nieprecyzyjnie sformułowane. Zezwalając na dowolną interpretację poszczególnych zagadnień wyrażamy swoją zgodę na to, iż oferty, które spłyną do nas będą poszczególne kwestie traktowały zupełnie rozbieżnie, uniemożliwiając tym samym porównanie dostawców i zaplanowanie budżetu.

Zaawansowane usługi, przygotowywane każdorazowo pod wymagania klienta, nie są rzeczą łatwą do wyceny. Każde zawężenie obszaru domysłu jest niezwykle cenną informacją dla dostawcy.

Ile czasu na odpowiedź

Dostawca usług e-learningowych powinien mieć minimum 2-3 tygodnie na przygotowanie - w oparciu o dostarczone zapytanie ofertowe - swojej oferty. Okres ten może być oczywiście dłuższy, gdy np. zapytanie dotyczy bardziej skomplikowanych rozwiązań. Niestety bardzo często wśród menedżerów krąży opinia, iż skrócenie czasu oczekiwania na ofertę do 2-3 dni wskazuje na elastyczność i sprawność działania firmy i daje domniemany obraz jej profesjonalizmu i znajomości tematyki.
Nic bardziej błędnego. W praktyce dobre firmy niejednokrotnie dostają dużą liczbę zapytań ofertowych. Firma, która ma gotową odpowiedź w ciągu dwóch dni najprawdopodobniej z braku czasu wysyła standardową ofertę handlową. Z reguły szybką odpowiedź dostarczają firmy nowe, niedoświadczone, desperacko poszukujące klientów lub utrzymujące nieuzasadnione zatrudnienie.

Wniosek

Profesjonalna oferta e-learningowa liczy przeciętnie 20-100 stron A4 z opisem dokładnej strategii wdrożenia, specjalnie przygotowanymi przykładami graficznymi lub wersją demonstracyjną kilku ekranów planowanego szkolenia. Dla zleceniodawcy są to niezwykle cenne, darmowe informacje, na które warto czekać nieco dłużej.

Elementy składowe zapytania

Zapytanie ofertowe to nic innego, jak udostępnienie potencjalnemu dostawcy informacji na temat wielkości, charakteru i szczegółów planowanej inwestycji. Standardowy dokument powinien zawierać:

• opis środowiska biznesowego firmy;
  
• liczbę pracowników, do których kierowane jest szkolenie;
  
• charakterystykę grupy docelowej, do jakiej adresowany jest e-learning;
  
• krótki konspekt treści szkoleniowej kursu lub przynajmniej cel szkolenia;
  
• określenie całkowitej długości trwania kursu e-learningowego;
  
• wybór formy przekazu treści szkoleniowej (CD-ROM, intranet, blended learning – programy rozwoju kompetencji łączące e-learning i szkolenia tradycyjne);
  
• wskazanie, które z narzędzi przekazu wiedzy powinny występować w kursie (tekst statyczny, głos lektora, quizy, gry, ćwiczenia, filmy video, animacje itp.) oraz jakie są ich oczekiwane proporcje w poszczególnych lekcjach
  
• warunki dotyczące praw autorskich do szkolenia;
  
• konkretne pytania dotyczące dostawcy.

Wniosek

Im więcej szczegółów na temat projektu dostarczymy konkurującym dostawcom, tym bardziej precyzyjną odpowiedź otrzymamy na nasze podstawowe pytanie: kto prezentuje najlepszy stosunek jakości do ceny i jak zaplanować przyszłoroczny budżet

Jak uniknąć pułapek

Niektórzy z dostawców stosują przemyślaną taktykę ukrywania części kosztów związanych z e-learningiem. Po wybraniu ich oferty, okazuje się, że koszty wdrożenia przekraczają wstępną kalkulację nawet o 70%. Firmy argumentują to brakiem precyzji w opisie wymagań klienta już na etapie zaproszenia do przetargu. Tak więc dzieje się to właściwie na życzenie klienta. I trudno się takiej sytuacji dziwić, bo jeśli informacja nie dodaje atutów przyszłemu dostawcy e-learningu, to nie zapytany o pewne kwestie po prostu nie odpowiada...

Koszty

Ważnym punktem analizy poszczególnych ofert jest przestudiowanie polityki cenowej dostawcy w takich kwestiach, jak: standardowa i dodatkowa zawartość ekranu (mechanizmy interaktywne, aplikacje flash, pliki dźwiękowe itp.) Co się stanie, jeśli na którymś z ekranów zażyczymy sobie więcej elementów niż było to uprzednio ustalone i zaakceptowane.
Część dostawców w odpowiedzi na zapytanie ofertowe podaje jedną, całościową kwotę kalkulacji, inni wyceniają każdą czynność związaną z projektem oddzielnie. Przy ostatecznym wyborze dostawcy upewnij się, czy firma skalkulowała takie koszty, jak sesje nagraniowe lektora, produkcję filmów video specjalnie do szkolenia, zdjęcia na zamówienie, digitalizację i kompresję elementów analogowych, produkcję dodatkowych elementów graficznych i interaktywnych, jakie mogą się okazać konieczne na dalszych etapach realizacji projektu. Sprawdź również czy nie będziesz musiał płacić za inne elementy związane z administracją wdrożenia, jak: koszty przesyłek kurierskich, telefonów, podróży i noclegów konsultantów pracujących przy wdrożeniu itp.

Wniosek

Aby uniknąć przykrych niespodzianek w zapytaniu ofertowym poproś o dostarczenie dokładnej listy kosztów dodatkowych wraz z cennikiem. Zaznacz wyraźnie, że podstawą do ich wypłacenia będą przedstawione rachunki.

Kto jest właścicielem kodów ?

Kod źródłowy to program lub linie poleceń w programie w formacie niezakodowanym, pozwalający go dowolnie zmieniać lub modyfikować. Wielu dostawców zatrzymuje sobie wyłączne prawo do jego posiadania, co w praktyce oznacza brak możliwości dokonywania przez klienta jakichkolwiek zmian lub aktualizacji w dostarczonym szkoleniu.

Uwaga

Zagwarantowanie sobie przez dostawcę praw do wyłącznego dysponowania kodem źródłowym daje mu ogromną władzę nad klientem. Jeśli w połowie trwania projektu zdecydujesz się zmienić wykonawcę, cały proces produkcji kursu
e-learningowego musi zacząć się od początku.

Większość kursów e-learningowych wymaga po jakimś czasie aktualizacji i zmian. Brak praw do kodów źródłowych może spowodować, że jakakolwiek modyfikacja kursu będzie bardzo kosztowna. Dostawcy doskonale zdają sobie z tego sprawę i mogą to wykorzystać. Jeżeli w międzyczasie firma zniknie z rynku bezpowrotnie utracisz możliwość aktualizacji kursu.

Rada

Aby ustrzec się przed wieloma przykrymi konsekwencjami takiego niedopatrzenia, jasno określ w swoim zapytaniu ofertowym, że wszystkie pliki źródłowe wraz z dokumentacją programistyczną po zakończeniu projektu przechodzą na twoją własność z prawem do ich modyfikacji w przyszłości.

Prawo do treści kursu

Treść kursów e-learningowych jest równie ważna, jak prawo do kodu źródłowego. Jeśli wykonawca posiada wyłączne prawo do użytych w kursie zdjęć, tekstów, filmów video oznacza to, że tylko on może legalnie zmienić treść kursu bądź użyć tych samych elementów w zmodyfikowanych kursach.
Większość wykonawców ze względów finansowych nie może sobie pozwolić na całkowite zrzeczenie się praw do wykorzystywania elementów składowych swoich kursów. Oznacza to konieczność projektowania wielu standardowych elementów przy każdym kursie od nowa.

Wniosek

Jako klient, powinieneś zapewnić sobie prawo do modyfikowania kursu e-learningowego lub ponownego jego użycia w innych aplikacjach, do wewnętrznego użytku twojej firmy. Sytuacja ta dotyczy oczywiście jedynie kursów „szytych na miarę”. W przypadku zakupu gotowych kursów e-learningowych, dostawcy udzielają klientom licencji czasowych.

Co z aktualizacjami ?

Jeśli „wynegocjowałeś” z dostawcą pełne prawa do kodów źródłowych i zawartości kursów to twoja pozycja negocjacyjna jest bardzo mocna. Dotychczasowy dostawca, bojąc się utraty cennego klienta, z pewnością wykaże większą elastyczność cenową (posiadasz prawa i kody, więc bez problemu możesz zmienić dostawcę). W kontrakcie zawarta powinna być klauzula dotycząca kosztów aktualizacji systemu na nowsze wersje.

Rada

Nie gódź się na płacenie kosztów wyrażonych w procentach od sumy kontraktu lub stawki dziennej pracy konsultanta. Przykładowo, godząc się na zapłacenie dostawcy 2500 dolarów za dokonanie zmiany w programie plus 500 dol. za każdy dzień pracy grafika godzisz się na to, iż każda najmniejsza zmiana treści kursu, np. dopisanie linijki dodatkowego tekstu, będzie kosztować 3000 dol. Dobrym wyjściem może być naliczanie stawek godzinowych (np. 75 do 150 dol.) i wydatków administracyjnych związanych z modyfikacjami.

Z czego korzysta dostawca?

Wielu dostawców stworzyło własne języki programowania lub aplikacje, które pozwalają im zredukować czas i koszty tworzenia kursów. Z drugiej strony może to oznaczać, że klient, który otrzyma szkolenie lub platformę opartą na autorskiej technologii dostawcy, będzie skazany na współpracę z nim, gdyż jako jedyny będzie w stanie modyfikować produkt lub dodawać do niego nowe elementy, jak np. nowe e-szkolenia.

Rada

Nigdy nie decyduj się na tworzenie rozwiązań
e-learningowych przy pomocy narzędzi autorskich, jeśli nie są one zgodne z powszechnie przyjętymi standardami SCORM i AICC. Są to międzynarodowe standardy przyjęte dla produkcji e-learningowych, gwarantujące, iż każdy kurs i każda platforma wykonane zgodnie z nimi będą ze sobą kompatybilne. Jeśli zdecydujesz się na pominięcie tej kwestii, możesz uzależnić się od jednego dostawcy, który w ciągu dwóch czy trzech lat, kiedy pojawi się potrzeba zmiany platformy, czy produkcji nowych kursów może już nie istnieć na rynku. Wstępna inwestycja staje się bezużyteczna, gdy nie ma możliwości jej rozwjania.

Czy korzystać z podwykonawców ?

Firma dostarczająca rozwiązania e-learningowe łatwo może prezentować gotowość do zapewnienia wszelkiego rodzaju usług – produkcji video, audio, multimediów, konsultacji pedagoga, tworzenia stron www itd. Często firma oferuje usługi we wszystkich tych obszarach, jednak nie potrafi wykonać ich wszystkich samodzielnie. Zamiast tego – kontraktuje pracowników nieetatowych. Przy ich zatrudnianiu należy uważać na pewne pułapki. Tzw. „wolni strzelcy” mogą pomóc utrzymać niski poziom kosztów i wnieść specjalistyczną wiedzę do projektu. Z drugiej strony są ryzykiem dla odbiorcy, który tak naprawdę nie wie, kto pracuje nad jego zleceniem. Ani dostawca, ani odbiorca usług nie kontrolują pracownika nieetatowego. Co się stanie jeśli zachoruje, wyprowadzi się lub znajdzie sobie inną pracę?

Wniosek

Warto zwrócić uwagę w zapytaniu ofertowym lub podczas kolejnych spotkań na to, aby dostawca dokładnie określił członków zespołu pracującego nad projektem, łącznie z informacją, którzy z nich są pracownikami pełnoetatowymi, a którzy pracownikami nieetatowymi lub kontraktowymi.

Kontakt poprzez kierownika projektu

Obydwie strony projektu oddelegowują do kierownika projektu liczne zespoły. Jeżeli kilku członków dwóch zespołów komunikuje się ze sobą niezależnie, na różnych poziomach organizacji, łatwo może dojść do nieporozumień. Jeśli np. technicy klienta borykają się z jakimś błędem technicznym, może wydawać się rozsądne kontaktowanie się z najbardziej doświadczonym programistą wykonawcy projektu. Jednak kierownicy projektów zarówno ze strony klienta, jak i dostawcy powinni uczestniczyć w takim spotkaniu, aby upewnić się, że priorytety projektu są zrozumiałe i obydwie strony są w pełni zgodne co do zaplanowanych kroków, oraz że ich terminarz został jasno określony.

Spotkania monitorujące postępy

Stosowanie tej zasady usprawnia komunikację i zespołową pracę nad projektem. W idealnym przypadku kierownicy projektu z obu stron powinni przedyskutować (osobiście, lub telefonicznie) postępy projektu raz w tygodniu, w ustalonym wcześniej, stałym terminie. W rozmowie mogą być poruszone nowe, pojawiające się kwestie, odpowiedzi na pytania postawione w poprzednich spotkaniach, przegląd krytycznych punktów projektu czy modyfikacja terminarza projektu. Nawet w przypadku, gdy wszystko idzie zgodnie z planem i nie ma o czym dyskutować, pięciominutowa rozmowa potwierdzająca, że wszystko jest w porządku pozwala utrzymać sprawny przebieg projektu. Dokumentowanie zaplanowanych kroków pod koniec każdego spotkania zapewni, że obie strony będą miały pełną kontrolę nad procesami w projekcie.

Szczegółowy terminarz projektu

Zależnie od tego jak skomplikowany czy rozbudowany jest projekt, jego terminarz może być tak prosty jak tabela zadań i dat ich wykonania lub złożony jak wykresy Gantt’a, przedstawiające zadania zachodzące na siebie w linii czasu. Szczegółowy terminarz, często weryfikowany, pozwala na dostrzeżenie konsekwencji przekroczonych terminów i wczesne planowanie odpowiednich działań wobec nich.

Dyspozycyjny Kierownik Projektu

Szkolenie realizowane na zlecenie zawiera zwykle znaczną porcję branżowego i organizacyjnego żargonu, a także zwrotów technicznych, których wymowa może zostać zniekształcona przez profesjonalnego aktora lub narratora. Zbyt często zdarza się, że klient zauważa takie błędy już po obróbce, kompresji i włączeniu mediów do powstającego szkolenia. W tak późnym momencie korekta pociąga za sobą określone koszty - wymaga ponownego zatrudnienia profesjonalisty (który często policzy sobie połowę stawki dziennej za pracę przez 10 minut), wypożyczenia sprzętu audio/video oraz czasu do reedycji nagrania i przeniesienia go na nośnik cyfrowy. Obecność kierownika projektu w czasie sesji nagraniowej pozwala na wyeliminowanie błędów i uniknięcie dodatkowych kosztów.

Dużo korekt na etapie prototypu

Pierwszym ważnym produktem, który dostarcza wykonawca jest prototyp oprogramowania. Prototyp to działający model zawierający wszystkie ważne elementy programu: menu główne, pytania testowe i kilka ekranów pierwszych lekcji. Dostawca i klient powinni wspólnie wykorzystać ten model do określenia pożądanej użyteczności interfejsu, wyglądu i odczuć użytkownika. Próbuj, testuj, zmieniaj i ostatecznie aprobuj kolory, czcionki, strukturę menu, symbole interfejsu i położenie klawiszy nawigacyjnych. Ostateczny kształt interfejsu powinien otrzymać akceptację klienta zanim rozpocznie się tworzenie głównych fragmentów oprogramowania – edytorzy będą mieli wówczas dokładne wytyczne do przestrzennego projektowania tekstu i grafiki.

Zawartość merytoryczna szkoleń

Scenariusz jest najważniejszym po prototypie elementem dostarczanym klientowi. Dzięki niemu można dokładnie zapoznać się z tekstami, grafiką, planowanym podkładem dźwiękowym i innymi akcjami dziejącymi się na poszczególnych ekranach kursu. Klient wielokrotnie pobieżnie tylko przegląda scenariusz i oddaje go do produkcji, żądając elementarnych zmian, w momencie kiedy treść szkolenia zostanie wprowadzona do programu. Korygowanie jej na tym etapie jest bardzo czasochłonne i wiąże się ze sporymi kosztami. Dlatego, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek warto dokładnie przejrzeć zawartość merytoryczną szkoleń już w scenariuszu.




Thought&Done Polska
Adam Nowicki, Kevin Kruse