szkolenia.mazowsze.pl

Odpowiednio prowadzona rekrutacja stanowi kluczowy punkt działalności przedsiębiorstwa. W dzisiejszych czasach posiadanie dobrego produktu nie wystarczy do tego, by odnieść sukces rynkowy. W związku z tym, coraz więcej należytej uwagi poświęca się ludziom, którzy ten produkt wytwarzają , sprzedają lub zarządzają. Efektywność firmy zależy w dużej mierze od odpowiedniego doboru ludzi na poszczególne stanowiska. Wadliwy system doboru pracowników, przejawiający się chociażby w postaci bardzo dużej fluktuacji kadr świadczy o trawiącej firmę "chorobie".

Proponowanym przez nas sposobem na uleczenie takiej sytuacji jest potraktowanie naboru pracowników jako procesu zbierania informacji, który składa się z dwóch etapów:



1. Dwufazowej analizy - najpierw firmy jako całości, potem danego stanowiska pracy,

2. Indywidualnej analizy i doboru poszczególnych kandydatów według kryteriów określonych w 1. etapie.

W tym ujęciu proces rekrutacji wymaga najpierw zebrania konkretnych informacji na temat firmy i obsadzanego stanowiska, a więc kryteriów, potem przeprowadzenia rozmowy rekrutacyjnej, z wykorzystaniem wcześniej wyłonionych kryteriów jako swoistego rodzaju filtrów, przesiewających informacje uzyskane od kandydata. Model ten jest próbą uporządkowania procesu rekrutacji w celu znalezienia najlepiej rokujących dla firmy pracowników. 

Firma jako system

Świadomość, że przedsiębiorstwo jest systemem wzajemnie wpływających na siebie elementów, z których każdy pełni swoją specyficzną rolę staje się coraz bardziej powszechna. Potencjalne możliwości konkurujących ze sobą na rynku firm są zbliżone, zaś największe rezerwy znajdują się w sposobie zarządzania potencjałem ludzkim. 

W firmie traktowanej jako system poszczególne stanowiska pracy tworzą elementy tego systemu. Oznacza to , że zmiana elementu wpływa w większym bądź mniejszym stopniu na zmianę całego systemu. Często zmiana ta dostrzegana jest z dużym opóźnieniem, szczególnie gdy firma składa się z bardzo wielu elementów. W związku z tym zmiany zarówno pożądane jak i niepożądane zachodzą z pewną inercją. Zrozumiały jest wymóg, aby ów system działał sprawnie i wydajnie. Dlatego funkcjonowanie firmy jako systemu należy regularnie analizować i udoskonalać na kilku najważniejszych poziomach: 

Misja - po co firma istnieje, jaka jest jej unikalność, co ją wyróżnia spośród innych podobnego rodzaju; Wartości - co jest najważniejsze, jakie potrzeby klientów firma zaspokaja sprzedając swoje produkty; Przekonania - jaka jest strategia rynkowa firmy, w jaki sposób firma dociera do klienta, jaki sposób myślenia o rynku, klientach, produkcie jest powszechny wśród pracowników firmy; Umiejętności - jakich konkretnych umiejętności wymaga się od pracownika na danym stanowisku, jakie umiejętności komunikacji i przepływu informacji są potrzebne, aby system mógł działać sprawnie zarówno poziomo, czyli między poszczególnymi pracownikami, jak i pionowo - między poszczególnymi szczeblami zarządzania; Zachowania - co konkretnie trzeba robić na danym stanowisku pracy, czyli opis stanowiska pracy; Środowisko - jakie są warunki pracy na poszczególnych stanowiskach, gdzie konkretnie firma funkcjonuje, z kim kooperuje.

Powyższe poziomy są ułożone według zasady od najszerszych zakresowo, najbardziej ogólnych do bardziej konkretnych. Mają one bezpośrednie zastosowanie w procesie rekrutacji.

Model procesu rekrutacji

W pierwszej części opisującej rekrutację jako sposób zbierania informacji zostały nazwane dwa etapy tego procesu, tj. dwufazowa analiza firmy oraz danego stanowiska pracy i analiza oraz dobór poszczególnych kandydatów. Poniżej przedstawiamy szczegółowy model procesu rekrutacji, w którym pojawiają się zupełnie nowe elementy, które zostaną wyjaśnione w następnej części.

Zbieranie informacji od pracodawcy - Zbieranie informacji od kandydata



Zbudowanie modelu pracownika - Zbudowanie modelu kandydata



Wartości firmy - Wartości kandydata



Przekonania firmy - Przekonania kandydata



Meta Programy firmy - Meta Programy kandydata

Meta Programy stanowiska



Linia czasu stanowiska - Linia czasu kandydata



Umiejętności dot. stanowiska - Umiejętności kandydata 

Wyjaśnienie nowych pojęć pojawiających się w modelu rekrutacji

Meta Program - w odniesieniu do człowieka oznacza rodzaj umysłowego, najczęściej nieświadomego programu, który determinuje sposób, w jaki człowiek ten motywuje się, jak organizuje percepcję, tj. docierające do niego informacje oraz jaką wielkością informacji jest w stanie operować, jak strukturalizuje czas, jaka jest preferowana pozycja w relacjach z innymi ludźmi oraz jaki rodzaj hierarchii wartości wybiera. Meta Program jest najbardziej podstawową (w znaczeniu modelową) strategią myślenia i określa raczej sposób podejście do zagadnienia niż treść naszego procesu myślowego.

W odniesieniu do firmy Meta Program jest wypadkową Meta Programów osób znaczących w firmie, a więc odgrywających kluczową rolę menedżerów lub tzw. bohaterów firmy, to jest osób będących personifikacją misji , wartości, przekonań oraz Meta Programów firmy. Każde stanowisko pracy może zostać opisane poprzez wymagany na nim Meta Program.



Linia czasu - sposób strukturalizacji czasu. Zasadniczo rozpoznawane są trzy typy linii czasu : w czasie, poprzez czas i pomiędzy czasem. Zazwyczaj ludzie preferują jedną z tych trzech bardziej niż pozostałe. Każda z trzech typów linii czasu determinuje inne talenty i zdolności danej osoby, a także określa jej słabsze strony. Konkretne stanowisko w firmie zazwyczaj wymaga zdolności związanych z określoną linią czasu. 



Przeprowadzone przez nas analizy stanowisk: sprzedawcy, księgowego, kierownika wyższego oraz średniego szczebla zarządzania, a także trenera wewnętrznego firmy, wykazały konieczność posiadania innych Meta Programów i linii czasu zależnie od stanowiska. Charakterystyczne jest, że ze względu na pełnioną funkcję największe wymagania dotyczą kierowników średniego szczebla zarządzania. Ze względu ich rolę łączników między najwyższym szczeblem zarządzania, a wykonawcami, konieczna jest umiejętność korzystania z różnych często sprzecznych ze sobą Meta Programów (chodzi o możliwość korzystania z całego spektrum Meta Programów) oraz dostęp do wszystkich trzech linii czasu. Gwarantuje to wymaganą na tym stanowisku skuteczność procesów komunikacji.

Osoba rekrutująca jako istotny element procesu rekrutacji

Wciąż w naszym kraju pokutuje przekonanie, że rekrutacji do firmy może dokonywać ktokolwiek. Często zajmują się tym osoby bez specjalnego przygotowania. Należy jednak pamiętać, że osoba rekrutująca jest bardzo istotnym elementem całego procesu naboru. Jej osobiste wartości, a zwłaszcza przekonania i Meta Programy wpływają na to, kto zostanie zatrudniony na dane stanowisko. Podejmowane są próby obiektywizacji tego procesu poprzez zastosowanie różnego rodzaju testów jako dodatkowego element . Innym sposobem jest obecność nie jednej osoby, a komisji rekrutacyjnej lub używanie różnego rodzaju standaryzowanych form wywiadu, bądź przypisywanie wag poszczególnym kryteriom naboru.

Nasze podejście związane jest z dużymi wymaganiami wobec osoby rekrutującej. Osoba ta powinna umieć zebrać informacje na temat kryteriów na wszystkich wymienionych wyżej poziomach i umieć rozpoznać je u kandydatów. Podstawowa trudność polega na tym, że czasami wartości, a prawie zawsze podstawowe przekonania i Meta Programy są nieświadome zarówno w funkcjonowaniu firmy jak i u kandydatów. Stąd pytanie wprost o przekonania, a zwłaszcza Meta Programy mija się z celem. Osoba rekrutująca powinna umieć wyłonić je zarówno na poziomie firmy jak i poszczególnych kandydatów oraz w trakcie naboru kandydatów zachować dystans i w miarę umiejętności i samoświadomości nie wybierać zgodnie z własnymi kryteriami, przekonaniami i wartościami lecz zgodnie z "firmowymi". Wiąże się to z koniecznością należytego przygotowania osoby rekrutującej w postaci wiedzy oraz odpowiedniego treningu umiejętności, który pozwoli jej spełnić wyżej wymienione warunki .

Podsumowanie

Zgodnie z naszym modelem, opis stanowiska pracy oraz związane z nim umiejętności są tylko skromną częścią procesu dokonywania wyboru odpowiedniego pracownika. Kwalifikacje mogą zostać uzupełnione, zwłaszcza, gdy firma oferuje pracownikom odpowiednie i regularne szkolenia. Natomiast przekonania, a szczególnie Meta Programy i linie czasu niełatwo, o ile w ogóle, ulegają zmianom. Firma jako całość i poszczególne grupy pracownicze zachowują się i funkcjonują zgodnie z opisywanymi w psychologii społecznej regułami tzw. dynamiki małych grup, subkultur czy wreszcie całych kultur. 

Grupy powstają ze względu na cel, który łączy ich członków i realizują go zachowując pewne normy grupowe. W naszym modelu przedsiębiorstwo jest taką grupą czy też raczej subkulturą, a cel tej grupy to misja i wartości firmy, natomiast normy grupowe to przekonania. Miejsce, sposób funkcjonowania (szczególnie porozumiewania się) poszczególnych członków grupy (firmy) wyznaczają: Meta Programy, zdolności, umiejętności i wreszcie zajmowane stanowisko. Traktując przedsiębiorstwo jako system, a pracownika jako element tego systemu należy pamiętać, że każda nowa osoba zmienia ten system. Zależy to od jej umiejętności wpływania na pozostałych członków grupy. Jeżeli jej osobiste cele i normy różnią się znacznie od celów i norm firmy, to pomimo odpowiednich kwalifikacji będzie jej trudno: po pierwsze zostać zaakceptowaną przez współpracowników i po drugie zaangażować się w pełni w pracę, a tym samym wykorzystać cały swój potencjał, który wniosła ze sobą do firmy. W tym sensie będzie odpowiednim pracownikiem na dane stanowisko, ale nie będzie odpowiednią osobą dla danej firmy. 

Odpowiedni proces rekrutacji ma zapewnić łatwe i sprawne włączenie nowej osoby do systemu firmy. W wymiarze czysto praktycznym wiąże się to z zapewnieniem sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa, a w konsekwencji służy wyższemu celowi, jakim jest możliwość wypełniania przez firmę jej misji. Mamy nadzieję, że przedstawiony przez nas model rekrutacji i jego praktyczne wykorzystanie przyczyni się do realizacji tego celu.

NLP Neuroedukacja Sp. z o.o.
Izabela Krawczyk-Rudzińska, Marek Rudziński